Herkes Aynı Toplantıda Ama Aynı Sayfada Değil
Pandemi sonrasında iş dünyasında birçok alışkanlık değişti ancak bazıları kalıcı oldu. Bunlardan biri de neredeyse her konuyu bir toplantıyla çözmeye çalışma refleksi.
İletişimi güçlendirmek amacıyla artırılan toplantılar zamanla kurum kültürünün vazgeçilmez bir parçasına dönüştü. Çalışanlar ise, günlerinin önemli bir bölümünü ekran karşısında geçirmeye başladı. Araştırmalar, toplantı sayısındaki artışın her zaman daha güçlü bir iş birliği ve daha sağlıklı bir iç iletişim anlamına gelmediğini gösteriyor. Aksine, iletişimi geliştirmek için kullanılan araçların bazen iletişimin önündeki en büyük engellerden birine dönüşebildiğine işaret ediyor.
Uzun yıllardır iş hayatının en temel iletişim araçlarından biri olarak kabul edilen toplantılar; yeni fikirlerin paylaşılması, ekiplerin aynı hedef doğrultusunda hareket etmesi ve karar alma süreçlerinin hızlandırılması için düzenleniyor. Ancak son yıllarda çalışma hayatında dikkat çeken bir çelişki ortaya çıktı. Şirketler iletişimi güçlendirmek için daha fazla toplantı yaparken, çalışanlar kendilerini her zamankinden daha fazla bilgi kalabalığının içinde buluyor. Bu durum da ister istemez, “Daha fazla toplantı yapmak gerçekten daha güçlü bir iletişim anlamına mı geliyor?” sorusunu gündeme getiriyor.
Toplantılar koordinasyonunu sağlamanın yöntemi hâline geldi
Bir toplantının ardından başka bir toplantıya yetişmeye çalışmak artık birçok çalışanın günlük rutininin bir parçası hâline geldi. Takvimler haftalar öncesinden doluyor, toplantı davetleri gün içerisinde peş peşe geliyor ve çoğu zaman çalışanlar asıl işlerini yapmak için toplantıların bitmesini bekliyor. Pandemiyle birlikte hız kazanan bu alışkanlık, normalleşme süreciyle ortadan kalkmak yerine kurumsal kültürün bir parçasına dönüştü. Hibrit çalışma modellerinin yaygınlaşmasıyla birlikte toplantılar, ekiplerin koordinasyonunu sağlamanın neredeyse varsayılan yöntemi hâline geldi. Ekiplerin birbirinden kopmasını önlemek ve çalışanları aynı bilgi seviyesinde tutmak isteyen yöneticiler ise çözümü daha fazla toplantı yapmakta buldu.
Dikkat bölünmesi verimliliği ve karar alma süreçlerini etkiliyor
Ancak burada önemli bir soru ortaya çıktı. “İletişim eksikliğini gerçekten daha fazla toplantıyla çözebilir miyiz? Yoksa iletişim kurmaya çalışırken iletişimin kendisine zarar mı veriyoruz?” Microsoft'un 2023 yılında 31 ülkeden 31 bin çalışanla gerçekleştirdiği Work Trend Index araştırması, hibrit çalışma düzeninin çalışma alışkanlıkları üzerindeki etkilerine dikkat çekiyor. Araştırmaya göre, çalışanlar günlerinin önemli bir bölümünü toplantılar, e-postalar ve anlık mesajlar arasında geçiriyor. En dikkat çekici bulgulardan biri ise çalışanların kesintisiz odaklanma süresi bulmakta giderek daha fazla zorlanması. Sürekli bölünen dikkat hem verimliliği hem de düşünme, problem çözme ve karar alma süreçlerini etkiliyor.
Toplantı iletişim araçlarından sadece biri
Aslında bu durumun etkilerini günlük çalışma hayatında görmek mümkün. Bir toplantıda konuşulan konu, birkaç saat sonra başka bir toplantıda yeniden ele alınıyor. Karar almak için yapılan toplantılar, yeni toplantılar doğuruyor. Bilgi paylaşmak amacıyla düzenlenen görüşmeler çoğu zaman bilgi kalabalığı yaratıyor. Sonunda herkes aynı toplantıya katılmış olsa bile farklı şeyler anlaşılabiliyor. Tam da bu noktada toplantıların iç iletişim üzerindeki etkisini konuşmak gerekiyor. Şirketlerde iç iletişim denildiğinde çoğu zaman akla ilk gelen araçlardan biri toplantılar oluyor. Oysa toplantı, iletişimin kendisi değil sadece araçlarından biri. Hatta bazı durumlarda gereğinden fazla kullanılan bir araç hâline gelebiliyor.
Sürekli toplantı kültürü çalışanların bilgi işleme kapasitesini zorlayabiliyor
İç iletişimin temel amacı çalışanların doğru bilgiye zamanında ulaşmasını sağlamak, ortak hedefler konusunda netlik oluşturmak ve kurum içinde güvene dayalı bir iletişim ortamı yaratmaktır. Ancak iletişim sadece insanları aynı odada ya da aynı çevrim içi görüşmede buluşturmakla gerçekleşmiyor. İnsanların konuşulanları anlaması, değerlendirmesi ve gerektiğinde geri bildirim verebilmesi de gerekiyor. Sürekli toplantı kültürü ise tam tersine çalışanların bilgi işleme kapasitesini zorlayabiliyor.
Gereğinden fazla toplantı çalışanlarda stres seviyesini artırıyor
Toplantıların çalışanlar üzerindeki etkisi uzun süredir araştırmacıların da gündeminde. Toplantı verimliliği üzerine çalışmalarıyla tanınan akademisyen Steven G. Rogelberg'in araştırmaları, gereğinden fazla ve kötü planlanmış toplantıların çalışanlarda stres seviyesini artırabildiğini, dikkat dağınıklığına yol açabildiğini ve karar alma süreçlerini yavaşlatabildiğini gösteriyor. Harvard Business Review'da da yer verilen bu çalışmalar, çalışanların zamanla toplantıları işlerini kolaylaştıran araçlar olarak değil, işlerini yapmalarını engelleyen yükler olarak görmeye başlayabildiğine dikkat çekiyor. Bu durum da iç iletişim açısından önemli bir riski beraberinde getiriyor. Uzmanların "iletişim yorgunluğu" olarak tanımladığı bu süreçte çalışanlar gün boyunca farklı toplantılar, e-postalar ve mesajlar arasında kalıyor. Bir süre sonra hangi bilginin gerçekten önemli olduğunu ayırt etmek zorlaşırken, aynı mesajın farklı platformlarda, farklı toplantılarda ve farklı kişiler tarafından tekrar tekrar paylaşılması iletişimi güçlendirmek yerine etkisini azaltabiliyor. Sonuç olarak bilgi paylaşımı artarken, bilginin çalışanlar üzerindeki etkisi zayıflıyor. Herkes sürekli iletişim hâlinde olmasına rağmen çalışanlar kendilerini yeterince bilgilendirilmiş hissetmeyebiliyor.
Çalışanlar netlikten uzaklaştıkça, iletişimin şeffaflığını sorguluyor
Bugün birçok çalışanın "Bu toplantı bir e-posta olabilirdi" demesinin nedeni de aslında bu. Çünkü sorun iletişim eksikliği değil, iletişim araçlarının yanlış kullanılmasından kaynaklanıyor. Bir başka problem ise karar alma süreçlerinde ortaya çıkıyor. Toplantıların temel amaçlarından biri karar vermek olmalı. Ancak birçok kurumda toplantılar karar alınan değil, kararların ertelendiği alanlara dönüşebiliyor. Bir konuyu netleştirmek için yapılan görüşme sonunda yeni bir çalışma grubu oluşturuluyor, yeni bir toplantı planlanıyor veya karar bir sonraki görüşmeye bırakılıyor. Sonuçta çalışanlar toplantıdan çıktıklarında ne yapılacağını değil, bir sonraki toplantının ne zaman yapılacağını biliyor. Bu da hem zaman kaybına hem de kurum içindeki güven duygusunu etkileyebiliyor. Çünkü netlikten uzaklaşan çalışanların kafasında, iletişimin şeffaflığına dair soru işaretleri oluşabiliyor. Oysa güçlü iç iletişim sistemleri, insanların sürekli konuşmasını değil, doğru zamanda doğru bilgiyi almasını sağlıyor.
İletişimi güçlendiren şey toplantıların sayısı değil, amacı, içeriği ve sonucudur
Aslında her konu için toplantı yapılmasına gerek duyulmaz. Bazı bilgiler kısa ve net bir e-postayla paylaşılabilir, bazı kararlar birkaç dakikalık bir görüşmeyle alınabilir, bazı konular için ise gerçekten bir araya gelmek gerekir. Önemli olan iletişim aracını alışkanlıkla değil ihtiyaç doğrultusunda seçebilmektir. Belki de şirketlerin bugün kendilerine sorması gereken soru çalışanların kaç toplantıya katıldığı değil, bu toplantıların kaçının gerçekten değer yarattığı. Çünkü iletişimin başarısı insanların birbirini ne kadar iyi anladığıyla ölçülür. Toplantılar kurum kültürünün önemli bir parçası olmaya devam edecek. Ancak iletişimi güçlendiren şey toplantıların sayısı değil, amacı, içeriği ve sonucudur. Aynı toplantıda bulunmak, aynı sayfada olmak anlamına gelmez.
Bazen daha az toplantı yapmak, daha çok iletişim kurmanın en etkili yoludur.
Yorumlar
Bu makale için henüz yorum yapılmamış.
Gönderilen yorumlar moderasyon ekibi tarafından incelenir.
Sadece kayıtlı kullanıcılar yorum yapabilir.
Lütfen hesabına giriş yap veya yeni üye ol.